KKV IT alapok

Nem egyszerű dönteni mostanában egy átlagos KKV-nak, hogy merre induljon, mi a megfelelő irány ha informatikai fejlesztésről van szó.
Olyan sok irányba lehet elköteleződni és néhány rossz lépéssel annyira aknára lehet futni (értsd: feleslegesen kiadunk egy csomó pénzt és nem lesz eredménye, vagy lesz de folyamatosan sokba kerül, stb.), hogy azt még egy tőkeerős vállalkozás is megérzi.
Sajnos, vagy szerencsére, igen nagy a verseny az üzletnek ezen területén. Szerencsére, mert a verseny jót tesz. Sajnos, mert egy igazi versenyben összehasonlíthatóak az ajánlatok, ami ez esetben nem mondható el. Az ügyfél legtöbbször nem érti, hogy mit is vesz éppen. Rengeteg IT cég versenyez az ügyfelekért és a legtöbben (tisztelet a kivételnek) persze nem az ügyfél érdekeit nézni. A cégek nagy része szerint a saját terméke / megoldása a legjobb, és az ügyfél számár a legtökéletesebb.

Megpróbálok itt egy kis rendet tenni. Nézzük mi is kell egy tényleg feltétlenül nagyon kicsi vállalkozásnak, és arra milyen opciók vannak manapság.

MI

szükséges induláskor a legtöbb esetben?

• Email cím
• Weboldal vagy/és Facebook oldal. Másképpen fogalmazva online jelenlét.

Ennyi.
Ez eddig akár ingyen is megoldható.

A következő szinten ehhez jön még pár dolog:

• Saját domain nevet használó levelezés
• Irodai szoftverek
• Profi weboldal
• Online reklám
• Adattárolási megoldás
• Számlázó rendszer
• Mentés / archiválás

Ez bizony már pénzbe kerül és meglehetősen sokféleképpen lehet megvalósítani.

Harmadik szinten már „valódi” vállalati megoldások állnak. Például:

• Csoportmunka megoldások
• Vállalatirányírási, ügyfélkezelési és megoldások.
• Egyéb a cég működéséhez szükséges szoftverek.

Eddig alapvetően arról volt szó, hogy milyen logikai igények merülhetnek fel. Egy adott szint felett az informatikai rendszerek működéséhez sajnos már nem csak szoftverbe és munkaerőbe kell beruházni, hanem fizikai eszközbe is.
Én még nem találkoztam olyan vállalkozással aminek valamilyen fizikai eszköz lett volna a konkrét igénye. Szeretnénk egy szép szervert, vagy egy nagy nyomtatót! Ugye, hogy ez furcsa lenne? Az viszont már megszokott igény, hogy szeretnék nyomtatni!
A tárolók, tűzfalak, szerverek, laptopok stb. csak a szükséges rosszat jelentik egy vállalkozás működésében. Nincs is ezzel semmi gond. Az azonban könnyen belátható, hogy amire szükség van, azt meg kell venni, és ami megveszünk annak legyen tervezhető az élettartama, teljesítménye. Egy jó IT szolgáltató amúgy is csak azt veteti meg a partnerével amire annak szüksége van. A hardver beruházás „elkerülésében” rettentő sokat segítenek a felhős megoldások, de nem miden esetben ez a jó irány.

Alap infrastruktúra, vagyis amibe mindenképpen be kell fektetni.

Mi is az alap infrastruktúra? Ez részben nézőpont és helyzet kérdése, de most most nézzük meg, hogy mi mit gondolunk annak. szerintünk az alábbiak nélkül nem lehet elindulni, ezért ezek megléte nem opcionális hanem szükséges.

• Fizikai hálózat. Ez elengedhetetlen. Manapság már nem minden esetben kell falban (esetleg asztal alatt -jujj-) kígyózó vezetékekre gondolni, lehet ez akár egy jól megépített WIFI rendszer is. Akárhogy is van, a lényeg, mint mindig, a jól megtervezett, méretezett és megépített rendszer. Egy irodai, tehát munkára szánt rendszer esetén, ahol mondjuk 5+ személy használja a hálózatot, soha nem jó megoldás egy otthoni router és / vagy néhány vezeték. Nem szabad elfelejteni, hogy ezzel a rendszerrel dolgozni akarunk, pénzt kell termelnie, működnie kell mindig! A fizikai hálózat működéséhet kell néhány hálózati szolgáltatás amit régen szerver gép biztosított de manapság már a tűzfal vagy/és egy NAS is el tud látni. Ha ezek a szolgáltatások nem működnek akkor a hálózat sem működik.
• Félig a fentihez tartozik a TŰZFAL. Azért félig, mert a mindenki által használt, de szinte senki által nem ismert routert nevű eszközben ÁLLÍTÓLAG benne van ez a funkció is. Gondolom érezhető mi a véleményünk a routerekről (a nagy többség által ismert formájukban persze). Aki nem hiszi, hogy egy otthoni router NEM tűzfal, az nézze meg ezt a videót. Mi általában a pfSense megoldásait javasoljuk kiemelkedő ár-érték arányuk miatt. Nagyobb rendszerek esetén általában Cisco megoldásokkal dolgozunk. Elterjedtek még pl. a Fortigate, a Mikrotik, Checkpoint eszközök. Fontos tudni, hogy napjainkban egy „sima” tűzfal már elavult megoldásnak minősül, manapság már más a szemlélet. A korszerű eszközöket általában IPS-nek (Intrusion Prevention System) azaz behatolás megelőző rendszereknek hívják a funkcionalitásul jócskán túlmutat egy tűzfal funkcióin. Nem szabad lebecsülni egy IT rendszerre leselkedő veszélyeket. Érdemes végiggondolni mekkora veszteség keletkezik ha például minden céges IT rendszer leáll mondjuk egy napra, vagy ha esetleg adatok semmisülnek meg.
• Internet hozzáférés. Ezt talán nem kell nagyon ragozni. Internet nélkül a legtöbb esetben semmit nem ér egy tökéletes hálózat sem (kivéve néhány extrám esetet). Érdemes figyelni rá, hogy lehetőleg ne egy sima „otthoni” internet előfizetést vegyünk, különösen akkor, ha az irodá(k)ban több kolléga is dolgozik vagy fog dolgozni. Fontos, hogy egy gyors internet vonalhoz gyors tűzfal (Nem router!) is kell. A helyi kisboltban is kapható 10-20ezer forintos eszközök biztos, hogy lehetetlenné teszik egy mondjuk 100-200 Mbit/s internet vonal kihasználását is, nem is beszélve a manapság rohamosan terjedő még gyorsabb vonalakról.
• Felhasználói eszközök. Ez a „kategória” a közelmúltban elég dinamikusan bővült. 10-15 éve még mindenki csak az asztali számítógépekre fókuszált, aztán jöttek a laptopok nagy mennyiségben. A közelmúltban megjelent okostelefonok és tabletek pedig teljesen megváltoztatták azt, ahogy a céges informatika korábban gondolkodott a felhasználói eszközökről. Az már csak egy pici adalék, hogy „sima” számítógép is mind több esetben, nem a megszokott Windows PC hanem Mac esetleg Chromebook. Nem kis kihívás ennyi fajta eszközből biztonságos és jól használható rendszert gyúrni, de mára már megvannak az eszközök amik ezt lehetővé teszik.
  A fentiektől függetlenül, nagyon hasznos, ha egy vállalkozás el tud köteleződni egy irányban már induláskor. Ha ez nem lehetséges, akkor is koncepciózus módon érdemes az eszközparkot felépíteni. (pl. csak Android, vagy csak iOS telefonok/tabletek használata). Az asztali eszközök (ma már jellemzően laptopok) is érdemes hosszú távon tervezni. Nem véletlenül léteznek a gyártóknak vállalati termékei! Ezek sokszor drágábbak, vagy „csúnyábbak” de gyakorlatilag mindig tartósabbak és jobban kezelhetők.

Aki eddig eljutott, az már ülhet szép (vagy nem szép de praktikus) irodájában és olvasgathatja az internetet, esetleg felderítheti a konkurenciát. Ha felhős rendszerben gondolkodunk, akkor ez az a pont, ahonnan többet már nem kell beruházni fizikai eszközökbe.

Most vagyunk ott, hogy megvan az alapvető infratruktúránk, tudjuk nagyjából MIT akarunk csak még nem tudjuk

HOGYAN.

A következőkben a legfontosabb IT szolgáltatásokat vesszük számba, és megnézzük mire érdemes figyelni bevezetésük előtt, illetve milyen úton lehet és érdemes elindulni.

Alapvető IT szolgáltatások

Az itt számba vett szolgáltatásokra szinte minden vállalkozásnak szüksége van valamilyen formában. Itt már mindenhol megfontolandó, hogy helyi megoldást választunk és beruházunk, vagy felhős megoldást és havi díjat preferáljuk. A tapasztalatok szerint érdemes egy irányba menni. Vagy minden legyen helyi vagy minden legyen felhős, mert így költséghatékony.

• Levelezés. Minden komoly vállalkozásnak szüksége van valamilyen céges (saját doimain nevet használó) levelező megoldásra. A céges levelezés gyakorlatilag a csoportmunka megoldások előfutára bizonyos szempontból. A céges levelező rendszerekben az elsők között jelentek az olyan közös munkát támogató megoldások mint a publikus mappák, erőforrás postafiókok, közös címlisták, csoportok, megosztott naptárak és teendő listák stb. Ezekre a fejlett lehetőségekre persze nem mindenkinek van szüksége, de az igazság az, hogy a többség (akik többnyire gmail-t, vagy esetleg a web hosting szolgáltatója primitív pop3-as levelezését használja) azt sem tudja, létezik komolyabb megoldás is. Ismertebb vállalti helyi (On Premise) levelezés és csoportmunka megoldások: Microsoft Exchange (az Office Outlook szerver oldali „párja”), Zimbra, Kerio Connect, IceWarp, OX App Suite. Felhő alapú megoldások: Google Apps for work, Microsoft Office 365. Ezek a rendszerek a legtöbb esetben jócskán túlmutatnak a levelező rendszer fogalmán. Többnyire valódi csoportmunka eszközök, sokszor beépített dokumentumkezelő rendszerrel, csevegő és videó konferencia megoldással és egyéb hasznos funkcióval.
• Online jelenlét. Hogy mi ez? Ez manapság egyre tágabban értelmezendő. Attól függően, hogy milyen piaci szegmensben működik egy cég, gondolhatunk itt egyszerű weboldalra, webshopra, Facebook, Twitter, Instagram oldalra/profilra és számos egyéb megoldásra.
  Nagyon fontos megtervezni és tudatosan felépíteni egy cég online jelenlétét. Előrelátó tervezéssel rengeteg pénz takarítható meg és mégis nagy siker érhető el. Egyszerű weboldal készítésének a lehetőségét a felhős iroda rendszerek (Gooolge G Suite és Office 365) is lehetővé teszik, teljesen ingyen (ha már van előfizetésünk). Rengeteg egyéb ingyen vagy nagyon kevés pénzért használható weboldal építő „önkiszolgáló” megoldás is létezik a piacon. Vállalkozó kedvűeknek mi a WordPress.com-ot javasoljuk (vagy természetesen a mi hasonló rendszerünket 🙂 )
  Nagyon
• Fájl tároló megoldás. Ez lehet egy NAS de akár felhős megoldás és szerver is. Manapság ez csak a megrendelő igényétől és munkastílusától függ. Itt is fontos, hogy egy asztali PC az nem szerver. tudjuk, hogy vannak helyek ahol már 5, 10 100 🙂 éve működik egy régi PC a sarokban, és minek erre költeni. Vannak ilyen városi legendák. Ön szeret kockáztatni? Ha igen, megpróbálhatja olcsóból megúszni. Nem véletlenül készítenek szerver gépeket a gyártók. A szerver nagy hátránya (kisvállalkozás számára egyre nagyobb), hogy kell hozzá Operációs rendszer is. A modern kisvállalati Windows operációs rendszerekből egyre több funkciót vesz ki a Microsoft, hogy ezzel is a felhő felé terelje a vásárlókat, és így fajlagosan egyre drágább a szoftver. Linux alapú megoldások problémája pedig a töredezettség. Túl sokféle megoldás van, nehéz megtalálni a megfelelőt, és ahhoz jó szakembert találni.
  NAS (vagyis hálózati fájl tároló) megoldások hatalmas feljődést mutattak az elmúlt években. Egy jó Qnap vagy Synology megoldás már szinte minden igényt ki tud elégíteni. Akkor van csak ezekkel gond, ha valamilyen speciális szoftver kellene telepíteni egy kiszolgáló gépre (pl speciális adatbázis egy céges szoftverhez) mert ez ezekre nem lehet. Ilyenkor szerver kell. Akkor meg a NAS felesleges. Meg kell gondolni.
  A felhős megoldás manapság egyre népszerűbb. Rendkívül rugalmas és újszerű munkastílust tesz lehetővé, át kell állítani a céges munkafolyamatokat hozz és meg kell szokni.
• Mentés és archiválás. Ez(is) tipikusan az a terület, amin mindenki spórolni akar! Az archiválás kiváltképpen mostohagyerek szerepben van, pedig egy kicsit sem kevésbé fontos.
  Mi a mentés és mi az archiválás. Nem ereszteném bő lére. A mentés leginkább a hardver meghibásodás ellen véd. Miért? Mert azt általában rögtön észreveszi valaki (ugye ilyenkor általában nem működik semmi), de ha valamelyik kolléga mondjuk három hete letörölt vagy csak elrontott/felülírt egy adatot egy Excel táblában, akkor már csak az archivált verzió segít, hiszen a hetekkel ezelőtti mentés már rég nincs meg.
  Milyen mentési megoldások jöhetnek szóba? Korábban ugye szalagos mentéseket használtunk, költség takarékossági okokból. A szalagos mentés előnye, hogy egyben archiválás is (megfelelő számú szalag esetén). Manapság a szalagos mentés inkább drága és semmiképp sem elég hatékony. Jó szalagos mentéshez un. szalag cserélő (Tape Library) eszköz kell, ez pedig nagyon sokba kerül és tapasztalunk szerint nem túl megbízható. A szalagok kézi cserélgetése sem jó megoldás, mert az emberek hibáznak (feledékenyek) és ez itt több milliós kárt okozhat. A fentiek miatt talán a külső lemezes mentés tűnik legjobb megoldásnak kisebb rendszerek esetén. Ezt aztán lehet fejleszteni úgy, hogy távoli (akár egy másik fiók irodában) lévő NAS-ra mentünk. Lehet alkalmazni VTL (Virtual Tape Library) eszközt ami megoldja az archiválást és kompatibilis a komolyabb mentő szoftverekkel. Apropó, nem lebecsülendő a menő szoftverek szerepe. Igen! A mentéshez is ajánlatok egy korrekt, speciális szoftver használni. Itt nagyon fontos a megbízhatóság. Manapság terjednek a felhős mentési megoldások (pl. Azure Backup) . Ezek is jók lehetnek ha nem zavar minket, hogy adataink a felhőbe kerülnek és ha ki tudjuk fizetni a borsos árat, amit persze igen alacsonynak állítanak be a szolgáltatók.
• Nyomtatás. Meggyőződésünk, hogy a nyomtatásra a legjobb megoldás egy nagy teljesítményű eszköz bérlése. Mindig azt mondjuk az ügyfeleinknek, ha megkérdezik milyen nyomtatót vegyenek, hogy nem tudunk olyan eszközt mondani, amit hajlandó lenne megfizetni. Különösen a multifunkciós eszközök meghibásodási aránya és egyáltalán nem megfelelően működési aránya rettentő magas, hacsak nem egy tényleg komoly eszközt vásárolunk.
  Érdemes a választásnál figyelembe venni olyan, elsőre nem triviális funkciókat, mint scannelés postafiókba, internetes nyomtatás, wifi támogatás, dokumentumok szortírozása stb. Sok olyan funkciója lehet egy nyomtatónak ami megkönnyítheti a mindennapi életet.

Extra és speciális szolgáltatások

Ezekről csak röviden emlékezünk meg, mert egyébként soha nem érne véget ez a bejegyzés.

• Csoportmunka megoldások,dokumentum kezelés.
  Itt a legjobb megoldást szinte biztos, hogy a felhős megoldások (Office 365 vagy Google apps for work) jelentik. Saját dokumentumkezelő rendszer építése meglehetősen költséges lehet. Nagyon fontos, hogy először legyen dokumentumkezelési szabályzat / terv és utána implementáljuk a rendszert.
• Videó konferencia
  Legalább három (szerintünk) alapvető ága van a videó konferenciának. Vállalati értekezlet, oktatás, online közvetítés. A három a funkcióhoz három különböző rendszer felel meg. fontos meghatározni, hogy mire szeretnénk használni. Önmagában nem csodaszer a videó konferencia (sem)
• Távmunka
  Ezt talán nem kell magyarázni önmagában. Ennek ellenére alaposan meg kell gondolni, hogy kívánjuk támogatni a távmunkát. Jelentős biztonsági kockázat lehet a dologban, amit körültekintő tervezéssel lehet ellensúlyozni. A felhős rendszerek esetén eleve teljesen más kell érteni távmunkán, mint saját rendszer esetén
• Naplózás, monitoring, felhasználói viselkedés elemzés
  Az informatika ezen területe mutatja manapság az egyik legnagyobb fejlődést. A felhasználói viselkedés elemzés alapja rengeteg adat, amit a naplózás (pongyolán) biztosít.
  Maga a Felhasználói viselkedés elemzés pedig az alapja rengeteg dolognak.
  Kiemelnék kettő területet:
  -Értékesítés támogatás (Itt leginkább a Google analytics adatok vannak segítségünkre)
  -Adat és rendszer biztonság. Ez egy kicsit földhözragadtabb dolog, de nem kevésbé fontos. A felhasználói viselkedés elemzés az új jogosultság kezelés. Arról van szó, hogy a kollégáknak már nem (vagy nem csak) jogokat adunk bizonyos adatokhoz, hanem folyamatosan figyeljük a vislekedésüket. Ha eltérés van a szokásos viselkedéshez képest, a rendszer magától „gyanút fog”. Ez a módszer remekül védhet virus és hacker támadások ellen is. A technológiába mostanában fektetett nagyobb összegeket a Microsort és itt van nekünk a terület Magyar nagyágyúja a Balabit is
• Hibatűrés, rendelkezésre állás
  A hibatűrés önmagában nem szolgáltatás, de minden IT rendszer esetén érdemes még a tervezés fázisában definiálni a rendelkezésre állási igényt. Ha egy rendszer hibatűrő, akkor nagyobb a rendelkezésre állása. (vannak persze más megoldások is)
  Íme egy példa, hogy szokott ez lenni: Business: Mekkora lesz a rendelkezésre állás? IT: 99% Business: Az tökéletes lesz. IT: Tudjátok, hogy az évi 3,65 nap állást is jelenthet, ugye! Business:?????? Nem lehetne kevesebb? IT:De lehetne. Lehetne Pl. 99,9%. Ez még mindig 8.8 óra állás / év. Business: Ok. Legyen ez! IT: Akkor a költség az x2 lesz! Business:???!!! Miért? IT: Csak. Ennyibe kerül.
  A fenti „történet” jól mutatja, hogy miért is jó üzlet (többek között) pl. egy Office 365 rendszer, aminek a rendelkezésre állása a statisztikák szerit 99,98%. Ezt elég drága lenne megépíteni magunknak.
• CRM
  Ügyfélkapcsolat kezelő rendszerek a jól működő ügyfél központú cégeknél manapság elengedhetetlenek. Ilyen rendszert szintén lehet bérelni vagy építeni is.
  A CRM rendszereknél azonban magánál a rendszernél sokkal fontosabb, hogy MIRE építjük rá. Maga rendszer nem old meg problémákat (rossz esetben inkább generál). A vállalkozásnak profin kitalált folyamatok szerint kell működnie már a CRM rendszer felépítése előtt. Ezekre a folyamatokra lehet ráépíteni egy profi tanácsadó segítségével a CRM rendszert.
• Egyéb egyedi megoldások (Ügykezelés, számlázás, iktatás, könyvelés, készlet nyilvántartás stb.)
  Itt aztán előfordulhat bármi. A legjobb tanács az, hogy mindig, minden rendszer megvásárlása előtt kérjük ki egy olyan szakember véleményét aki a többi rendszerünket már ismeri. Nagyon fontos, nagyon nagy előnyt hozhat, ha a rendszereink illeszkednek egymáshoz.

Kisebb vállalkozások (~50fő) esetén mindenképpen az a leghatékonyabb, ha vagy az egyik (helyi) vagy a másik (felhő) irányba indulnak. A koncepciók keverése feleslegesen költséges.
Nagyobb cégek esetén, ahol már elég sokféle szolgáltatás lehet használatban, egyértelműen van értelme a felhős és helyi megoldások keverésének és integrációjának. A hibrid felhős megoldások különösen hatékonyak lehetnek olyan esetekben amikor időszakos terhelés csúcsok alakulnak ki egy egy szolgáltatásban (pl. felsőoktatásban jelentkezési időszakban, vagy egy online bolt esetén Karácsony előtt).